Раздел «Финансы»: расходы, журнал, ДДС и платёжный календарь

Раздел «Финансы» отвечает на два вопроса: куда уходят деньги по данным Wildberries и что происходит с вашими собственными деньгами: приходы, расходы, остатки на счетах и будущие платежи. Он лежит в меню в группе «Деньги». В разделе пять вкладок: «Журнал», «ДДС», «Календарь», «Шаблоны» и «Справочники». Раздел работает только для кабинетов Wildberries. Для кабинета Ozon сайт показывает заглушку со ссылкой на Ozon-бота.

Смотреть раздел могут владелец кабинета и менеджеры. Добавлять, менять и удалять записи, подтверждать плановые платежи и вести справочники может только владелец. Если у менеджера такая кнопка есть, но нажать её не получится, сервис ответит отказом.

Вкладка «Журнал»: куда уходят деньги

Вкладка открыта по умолчанию, а на странице она называется «Расходы». Сверху выберите период. Сумма расходов берётся из отчёта «Прибыль и убытки», поэтому здесь те же недельные данные Wildberries, а не ваш журнал. Подробнее об отчёте: Из чего состоит отчёт «Прибыль и убытки».

Три плитки сверху:

• Расходы по ОПиУ - сумма всех статей расходов за период (ОПиУ - это «Прибыль и убытки»);
• Доля расходов в выручке - расходы, делённые на выручку;
• Выручка до удержаний WB - валовая выручка за вычетом возвратов; от неё считаются все доли.

Под плитками блок «Куда уходят деньги». В нём статьи от самой крупной к самой мелкой: «Себестоимость», «Комиссия WB», «Эквайринг», «Логистика WB», «Хранение», «Штрафы и удержания», «Реклама», «Налог». У кабинетов с НДС добавляется «НДС (оценка)». Для каждой статьи показаны сумма, изменение к прошлому периоду, доля выручки и доля в прошлом периоде. Положительная сумма - расход, отрицательная - возмещение. Две полоски под названием статьи показывают текущий и прошлый период.

Кнопка «Детали» раскрывает состав статьи по товарам или документам. У строки «Штрафы и удержания» две кнопки: «Штрафы» и «Удержания». У рекламы вместо кнопки написано «Отчёт рекламы».

Как это считается

• Расходы повторяют состав отчёта «Прибыль и убытки»: себестоимость, комиссия, эквайринг, логистика, хранение, штрафы и удержания, реклама, налог. Приёмка, скидка за счёт WB (СПП) и возвраты в сумму повторно не добавляются. Приёмка показана справочно в блоке «Как считаются расходы».
• Итог расходов показывается, только когда рассчитаны все статьи. Если какой-то нет, появится плашка «Итог расходов неполный» с перечнем и известной частью суммы. Неизвестное сервис нулём не заменяет.
• Доля - расход, делённый на выручку до удержаний WB. Если выручка нулевая или отрицательная, доли нет.
• Сравнение идёт с предыдущим периодом такой же длины. Если в выбранном диапазоне есть неполные недели, написано «Сравнение недоступно»: недельные данные сравниваются только при длине, кратной 7 дням. Для «Сегодня» и «Вчера» длина периода значения не имеет.
• Плашка «Расходы растут быстрее выручки» появляется, когда у статьи выросли и сумма, и доля выручки: доля - от 0,1 п.п., сумма - от 0,1% выручки. Рост суммы без роста доли сам по себе не тревога.

Кнопка «Экспорт» сохраняет блок в PNG или PDF. Она недоступна, пока нет данных за период.

Свежесть данных

Wildberries публикует финансовый отчёт раз в неделю. Пока отчёта за период нет, над блоком стоит плашка «Предварительные данные»: состав расходов может измениться, а изменение к прошлому периоду не показывается. Подробнее: Как часто обновляются данные.

Что нужно для расходов

• Категория токена «Финансы». Без неё вместо данных будет подсказка, какую категорию добавить в токен. Как это сделать: Какие категории токена WB нужны.
• Себестоимость задайте в Себестоимость товаров, иначе статья будет неполной.
• Налоговый режим настройте в Налоговый режим. Пока он не настроен, статья «Налог» не рассчитана.

Свой журнал операций

Под расходами идёт блок «Ручной журнал». В нём ваши записи: введённые руками, из файла или созданные сервисом. Он показывает последние 200 операций за все даты, а фильтр периода вверху на него не действует. Если записей ровно 200, сузьте выбор фильтрами «Все категории» и «Все статусы».

Записи журнала не входят в суммы блока «Куда уходят деньги». Даже если контрагент указан как WB, это отдельный учёт. Куда журнал всё же попадает, описано ниже.

Добавить запись

Нажмите «Добавить операцию». Откроется панель с выбором типа: «Расход», «Приход» или «Перевод». Поля:

• «Дата», «Сумма» (положительное число, не больше двух знаков после запятой) - обязательны;
• «Категория» у расхода: «Закупка товара», «Логистика», «Хранение», «Комиссия WB», «Реклама», «Штрафы», «Налоги», «Зарплаты», «Прочее»;
• «Статья», «Контрагент» и «Контрагент из справочника», «Счёт», «Описание» - по желанию;
• у перевода вместо этого два счёта: «Со счёта» и «На счёт», они должны различаться;
• «Статус»: «Проведён» или «Черновик». Черновик в отчёты не попадает;
• у расхода галочка «Официальный расход».

Изменить и удалить

В строке журнала карандаш открывает ту же панель, корзина удаляет запись после подтверждения. Тип операции при правке менять нельзя. Если запись привязана к шаблону и вы её удалили, шаблон заново её не создаст.

Строка «Выплата WB (авто)» создана сервисом по закрытым неделям финансового отчёта. Править её нельзя, можно только выбрать счёт. Лишнюю оценку можно удалить: сервис больше её не создаст. Выплату, сверенную с банковской выпиской, удалить нельзя. Для неё есть кнопка «Отвязать от выписки»: строки выписки вернутся отдельными приходами, а выплата снова станет оценкой. Связать их заново будет нельзя.

Фильтры «Все категории» и «Все статусы» работают над таблицей. Кнопка «Excel журнала» скачивает ту же выборку с теми же фильтрами, тоже не больше 200 последних операций.

Официальный расход

Галочка «Официальный расход» влияет на отчёт «Прибыль и убытки». Если там переключить режим на «Финансовый», ниже операционной прибыли вычитаются проведённые официальные расходы журнала за период. Режим «Управленческий» журнал не учитывает. Вычитаются только категории «Зарплаты» и «Прочее». Закупку, налог и рекламу отчёт уже считает своими строками, а логистику, хранение, комиссию и штрафы уже удержал сам WB, поэтому повторно они не вычитаются. Транспорт и штрафы, которые не от WB, заносите в «Прочее». Черновики и плановые операции в этот расчёт не входят. Налог режим не уменьшает.

Импорт из файла CSV

CSV - это таблица в текстовом файле. Кнопка «Импорт CSV» открывает панель, куда можно загрузить файл или вставить текст. Первая строка - названия колонок. Обязательны три колонки: date, category, amount. По желанию добавьте counterparty, description, status, is_official. Категория записывается латиницей: purchase, logistics, storage, commission, ads, fines, tax, salary, other. Кнопка «Вставить пример» подставит образец.

Сначала нажмите «Превью»: сервис покажет, сколько строк верных и какие с ошибкой, с номером строки и причиной. Затем «Импортировать». Добавлены будут только верные строки. Импорт CSV доступен владельцу.

Импорт банковской выписки

Кнопка «Импорт выписки» видна владельцу. Она принимает текстовый файл .txt в формате «для 1С» из интернет-банка, до 10 МБ. Сервис сначала показывает предпросмотр: период, счета выписки и строки со статусами «новая», «уже есть», «нет счёта», «выплата WB», «ошибка». Счёт, которого нет в справочнике, помечен «не найден в справочнике»: отметьте «Создать недостающие счета», иначе такие строки будут пропущены. После кнопки «Импортировать» появится итог: сколько операций создано, сколько выплат WB привязано, сколько уже было, пропущено и с ошибкой. Строки, похожие на выплату WB, сервис сам привязывает к оценке выплаты.

Вкладка «ДДС»: движение денег

ДДС - отчёт о движении денег. Вкладка называется на странице «Движение денег». Он считается по журналу: только проведённые операции, по месяцам, за период, выбранный сверху. Черновики не входят, их число написано под таблицей.

Таблица показывает приходы и расходы по статьям, итоги и строку «Сальдо» (приход минус расход). Если в справочнике статей есть виды деятельности, появляется переключатель «По статьям» и «По видам деятельности». Внизу блок «Остатки на конец месяца» по каждому счёту. Плашка «Отчёт неполный» значит, что операций слишком много: сузьте период.

Выплаты WB в ДДС попадают как приход со статьёй «Выплата WB». Дата прихода оценочная: WB не отдаёт дату перечисления, берётся начало окна выплаты. Подробнее о выплатах: Ближайшая выплата.

Вкладка «Календарь»: платёжный календарь

Показывает прогноз остатка на счетах по дням на 30 или 60 дней вперёд. Старт - остаток неархивных счетов на сегодня. Дальше по дням идут:

• плановые операции, которые вы ещё не подтвердили;
• проведённые операции с датой в будущем;
• одна ожидаемая выплата WB, помеченная «оценка». Она ставится на последний день окна выплаты, то есть на самый поздний срок, чтобы прогноз не был слишком оптимистичным. Следующие недели вперёд не прогнозируются.

Если денег по плану не хватит, сверху будет плашка «Денег не хватит с ...» с датой первого дефицита. Просроченные плановые помечены, подтвердить плановую операцию можно кнопкой «Подтвердить»: она станет обычной проведённой и попадёт в ДДС и остатки. Пока счетов нет, написано «Остаток неизвестен»: заведите счёт на вкладке «Справочники». Для кабинета не в рублях прогноз выплаты WB не уменьшается на уже поступившие деньги, потому что счета ведутся в рублях.

Вкладка «Шаблоны»: регулярные платежи

Шаблон - регулярный платёж, например аренда. По нему в календаре сами появляются плановые операции. Кнопка «Добавить шаблон»: название, тип, сумма, счёт, статья, контрагент, периодичность «Раз в месяц» или «Раз в неделю», день месяца или день недели, «Начало» и необязательное «Окончание». В коротком месяце платёж за 29-е, 30-е или 31-е ставится на последнее число. Плановые операции создаются начиная с сегодняшнего дня, за прошлые даты их нет.

Шаблон можно изменить, отправить в архив и удалить. При удалении вместе с шаблоном исчезают будущие неподтверждённые плановые операции. Если сервис отказывает в удалении, он предложит отправить шаблон в архив. Остальным участникам вкладка доступна только для просмотра.

Вкладка «Справочники»

Три справочника, которые используются в журнале, ДДС и календаре: «Статьи», «Контрагенты» и «Счета». Для статьи задаются тип (приход, расход, перевод) и вид деятельности: «Операционная», «Финансовая», «Инвестиционная», «Налоговая». Для контрагента - название и ИНН. Для счёта - вид («Расчётный счёт», «Наличные», «Эквайринг», «Прочее»), «Начальный остаток» и дата, на которую он указан. Записи можно менять, архивировать и удалять; архивные видны по переключателю «Показать архив». Системные статьи, например для выплаты WB, помечены «системная».

Если цифры не сходятся

• Расходы в разделе не равны сумме журнала. Так и задумано: блок «Куда уходят деньги» строится по отчёту WB, журнал ведётся отдельно.
• Нет итога расходов. Какая-то статья не рассчитана. Чаще всего не задана себестоимость или не настроен налог.
• Операция из журнала не видна в «Прибыль и убытки». Проверьте, что она расход с галочкой «Официальный расход», проведена, а в отчёте включён режим «Финансовый». Для закупки, рекламы, налога, логистики, хранения, комиссии и штрафов она не вычитается повторно.
• Операции нет в ДДС. Это черновик или плановая операция, которую не подтвердили.
• Нет сравнения с прошлым периодом. Диапазон из неполных недель или предыдущий период ещё предварительный.
• Суммы кабинета не в рублях. Они показаны в валюте кабинета, а часть пересчитана по курсу WB, об этом скажет плашка: Кабинеты в другой валюте.

Если страница пустая или с ошибкой

• «Нет подключённых кабинетов» - подключите кабинет WB.
• «Нет данных ОПиУ за выбранный период» - выберите другой период. Пустой отчёт не означает, что расходов не было.
• «Расходы не загрузились», «Журнал не загрузился», «ДДС не загрузился», «Календарь не загрузился» - временная ошибка, нажмите «Повторить».
• «Журнал пока пуст» - добавьте операции вручную или импортируйте файл.